Programma, Portfolio & Multiprojecten
Hoe projecten passen in een groter organisatieplaatje — en wat dat voor jouw werk als projectmanager betekent.
Projecten staan zelden op zichzelf. Ze vloeien voort uit een organisatiebehoefte — de wil of noodzaak om iets te veranderen. Maar een verandering doorvoeren is meer dan alleen een projectresultaat opleveren: de organisatie moet dat resultaat ook daadwerkelijk gaan gebruiken.
Als die verandering deel uitmaakt van een groter strategisch doel, zijn er vaak meerdere samenhangende projecten nodig. Die coördinatie vindt plaats binnen een programma. Hoe meer je begrijpt van programma's, portfolio's en multiprojectorganisaties, hoe beter je je eigen positie als projectmanager kunt duiden.
Een programma is een tijdelijke organisatie die een samenhangend geheel van projecten én lijnactiviteiten aanstuurt, gericht op het realiseren van één of meer strategische doelen.
Stel: een organisatie besluit een nieuwe markt te betreden. Er wordt een tijdelijke taskforce gevormd van mensen uit alle betrokken afdelingen. Die taskforce stemt activiteiten op elkaar af, initieert de benodigde projecten en coördineert alles wat nodig is. Zo'n taskforce is in wezen een programmastuurgroep — en het geheel van projecten en lijnactiviteiten eronder vormt het programma.
Een programma is pas succesvol als het beoogde strategische resultaat is gerealiseerd — niet als de losse projecten zijn afgerond.
Figuur 1 — Relatie tussen programma, projecten en lijnactiviteiten
Op het eerste gezicht lijken een programma en een groot project op elkaar. Toch zijn er wezenlijke verschillen — en die hebben directe gevolgen voor hoe je als projectmanager opereert.
Project vs. Programma — de belangrijkste verschillen
Verandering is geen uitzondering meer — het is een permanente opgave. Veel organisaties richten daarom een vaste veranderomgeving in: een portfolioorganisatie die projecten en programma's gestructureerd initieert en bewaakt.
Portfoliomanagement beantwoordt continu vier vragen:
- Doen we de juiste projecten en programma's?
- Voeren we ze op de juiste manier uit?
- Leveren we ze op zoals afgesproken?
- Realiseren we daarmee de gewenste baten en strategische doelen?
Figuur 2 — Structuur van een portfolioorganisatie met PMO, programma's en projecten
Portfoliomanagement is een doorlopende activiteit — geen eenmalig project. Het omvat:
- Beoordelen van nieuwe initiatieven op strategische waarde
- Prioriteren op basis van beschikbare capaciteit en strategische fit
- Bewaken van de samenhang en afhankelijkheden tussen initiatieven
- Bewaken van de inzet van schaarse mensen en middelen
- Zekerstellen dat de totale batenrealisatie klopt — geen dubbeltelling, geen tegenstrijdige implementaties
- Afstemmen van de verandersnelheid op de verandercapaciteit van de organisatie
- Inrichten van een kenniscentrum (PMO) voor best practices in project- en programmamanagement
Projecten binnen een portfolio krijgen te maken met de spelregels en dynamiek van dat portfolio. Denk aan:
- Verplichte aanpak, sjablonen en rapportagestructuren
- Afstemming op afhankelijkheden met andere projecten
- Aanpassingen in planning op verzoek — versnellen, vertragen of tijdelijk stilleggen
- In het uiterste geval: vroegtijdige beëindiging als een ander initiatief hogere prioriteit krijgt
Portfolio's kunnen op verschillende niveaus in een organisatie bestaan. Meestal worden alleen de grote, strategische en afdelingsoverstijgende projecten vanuit het portfolio aangestuurd. De resultaten leg je vast in een portfolioportefeuille; de planning staat in het portfolioplan — ook wel de projectenkalender.
Multiprojectmanagement is het managen van een groep projecten die geen inhoudelijke samenhang hebben, maar wél gebruikmaken van dezelfde mensen en middelen. Het gaat er niet om strategische doelen te realiseren, maar om alle projecten goed uit te voeren met zo efficiënt mogelijke inzet van capaciteit.
Figuur 3 — Multiprojectorganisatie: gedeelde resources en PMO over inhoudelijk losse projecten
In een multiprojectomgeving worden doorgaans de volgende maatregelen genomen:
- Ontwikkelen van best practices zodat projecten sneller en voorspelbaarder verlopen
- Bundelen van projectgerelateerde activiteiten in één organisatorische eenheid
- Gezamenlijk inkopen van producten, diensten en extern personeel — schaalvoordelen
- Inrichten van een gemeenschappelijk PMO voor betere projectondersteuning
- Werken met 'pools' van medewerkers voor flexibele inzet over projecten heen
De begrippen worden in de praktijk regelmatig door elkaar gebruikt. Dit overzicht maakt het onderscheid scherp:
Test je kennis van de lesstof. Beantwoord de vragen per onderdeel en zie direct of je het goed hebt.
Dutch 
English 
Spanish 
German