Projectoriëntatie

Projectoriëntatie is het fundament van alles wat daarna komt. Zonder een helder beeld van wat een project nu eigenlijk is — en wat het niet is — is het lastig om de andere competentie-elementen goed te plaatsen. Deze les geeft je die basis.

Na het doorwerken van deze module:

Volgens de ICB4 — de internationale competentiestandaard van IPMA — is een project:

Projectmatig werken is van alle tijden. Denk aan de bouw van piramides, de Chinese muur, de Borobudur op Java — stuk voor stuk tijdelijke organisaties met een opdracht, een planning en mensen uit verschillende vakgebieden.

Het begrip 'project' zoals we dat nu kennen, ontstond pas in de jaren zestig, aanvankelijk vooral in de infrastructuur. In die tijd was projectmanagement grotendeels synoniem voor planning. In de jaren zeventig verschoof de aandacht naar het beheersen van de uitvoering, en in de jaren negentig naar een meer procesgerichte aanpak.

Tegenwoordig staan persoonlijke vaardigheden, leiderschap en communicatie minstens zo centraal als plannen en controleren. Projectmanagement is ook steeds vaker een zelfstandige functie — vroeger deed men het er simpelweg bij.

De ICB4 omschrijft projectmanagement als:

Een lijnorganisatie is efficiënter voor routinematige, terugkerende werkzaamheden. Een project is effectiever voor eenmalige, complexe of veranderende situaties. Projectmatig werken maakt het mogelijk mensen en middelen uit verschillende afdelingen tijdelijk samen te brengen, zonder de hele lijnorganisatie te belasten.

Een projectaanpak is logisch als één of meer van de volgende situaties aan de orde zijn:

Voor het uitvoeren van een taakstelling zijn er in de basis drie werkvormen. Let op: de grenzen zijn niet scherp — in de praktijk lopen ze in elkaar over. Binnen een project kunnen onderdelen routinematig of improviserend worden uitgevoerd, en andersom.

Vanuit de definitie en de redenen om projectmatig te werken zijn de volgende kenmerken te onderscheiden:

Een project bestaat of het bestaat niet — er is niet zoiets als 'ongeveer een project'. Het starten van een project is een bewuste keuze van het lijnmanagement. Projecten kunnen niet eenzijdig worden opgestart: er moet wilsovereenstemming zijn tussen opdrachtgever én projectmanager.

Projecten bevatten altijd nieuwe elementen die gaandeweg duidelijker worden. Dat brengt onzekerheid mee — en het beheersen van die onzekerheid is een kernactiviteit van de projectmanager.

Elk project kent minimaal een projectdefinitiefase en één of meer uitvoeringsfasen. De voorbereidingsfase is cruciaal, maar maakt technisch gezien geen deel uit van het project zelf — pas als de projectopdracht is overeengekomen, begínt het project formeel.

Een project start zodra de opdrachtgever de start van de definitiefase autoriseert. De projectafsluiting vindt doorgaans plaats aan het einde van de laatste uitvoeringsfase — zelden als aparte fase.

De uitvoering van een project beheers je langs meerdere aspecten. Twee veelgebruikte indelingen zijn:

Faseovergangen zijn de ideale momenten om stil te staan bij de voortgang: klopt het plan nog? Levert het project nog voldoende waarde op? Wat is de beste route voorwaarts?

Goede besluitvorming vraagt om het bewust loslaten van alternatieven. Te lang alle opties openhouden kost tijd, geld en focus. Anderzijds: te snel kiezen beperkt de handelingsvrijheid. Bepaal vooraf op welke momenten welke keuzes gemaakt worden.

Tijd, geld, kwaliteit en scope staan niet los van elkaar. Vergroot je de scope? Dan neemt ook de benodigde tijd of het budget toe — of de kwaliteit moet omlaag. Was dat niet zo, dan was het oorspronkelijke plan niet realistisch gecalculeerd.

Elk product doorloopt een eigen levenscyclus: van eerste idee, via haalbaarheidsonderzoek en realisatie, naar gebruik, onderhoud en uiteindelijk afvoer. Elke transformatie in die cyclus kan projectmatig worden aangepakt.

Projecten zijn daarmee geen losstaande eilanden, maar ingebed in een bredere context van productontwikkeling en organisatieverandering.

Wat op het ene niveau een volledig project is, is vanuit een hoger perspectief misschien slechts een fase of werkpakket. Voor IPMA D kijk je naar een project altijd vanuit het perspectief van de opdrachtgever: van de goedkeuring van de projectopdracht tot en met de oplevering en de ontbinding van de projectorganisatie.