Projectopstart
Van mandaat tot uitvoeringsstart — de voorbereidingsfase, de definitiefase en alles wat daartussenin zit.
Elk project heeft een begin. Maar dat begin is zelden een vliegende start. Er zijn onduidelijkheden, tegenstrijdige verwachtingen en vragen die nog niet beantwoord zijn. Hoe zorg je dat een project tóch goed van de grond komt?
In deze les ga je door de twee fasen heen die áán het eigenlijke project voorafgaan of het project openen: de projectvoorbereidingsfase en de projectdefinitiefase. Je leert welke documenten daarin een rol spelen, wie wat doet en waartoe dit allemaal leidt.
Na deze les weet je:
- wat er in de projectvoorbereidingsfase gebeurt en wie daarvoor verantwoordelijk is
- wat het verschil is tussen projectmandaat, projectaanvraag en projectopdracht
- welke onderdelen een volledige projectopdracht bevat
- hoe de projectdefinitiefase verloopt en wat het projectmanagementplan inhoudt
- wat een Project Start-up (PSU) en een kick-off zijn en wanneer je ze inzet
- wat de twee projectbeslissingen zijn die de opdrachtgever neemt
Deel 1 — Projectvoorbereidingsfase
De projectvoorbereidingsfase is de aanloop naar het project. Ze hoort formeel niet tot het eigenlijke project — dat begint pas als de opdrachtgever groen licht geeft voor de definitiefase. Toch bepaalt deze fase in hoge mate of een project slaagt of mislukt.
De fase start met een projectmandaat van het bedrijfs- of programmamanagement aan de projectopdrachtgever. Die stelt vervolgens een projectmanager aan en vraagt hem de projectopdracht op te stellen. De fase eindigt zodra de opdrachtgever die projectopdracht goedkeurt en de definitiefase autoriseert — of besluit het project niet door te laten gaan.
Afbeelding 1 — Model projectvoorbereiding en definitiefase
- Een heldere, geaccepteerde projectopdracht
- Een faseplan voor de projectdefinitiefase
- De eerste projectbeslissing (decision to justify)
Het begint met een mandaat: het bedrijfs- of programmamanagement geeft de projectopdrachtgever toestemming om het project te initiëren. Dat kan mondeling zijn — een besluit in een MT-vergadering — maar ook een formeel document met kaders.
De projectopdrachtgever zoekt vervolgens een geschikte projectmanager. Soms is die al aangewezen door het management; dat gebeurt altijd in afstemming met de opdrachtgever. De projectmanager werkt het mandaat uit tot een volwaardige projectopdracht.
Wat doet de projectmanager in deze fase?
De projectmanager bestudeert het mandaat en de achterliggende documentatie — maar het belangrijkste instrument is het gesprek met de opdrachtgever. Geen twee opdrachtgevers zijn hetzelfde, en dus zijn ook geen twee opdrachten hetzelfde. In dat gesprek gaat het om:
- Wat wil de opdrachtgever bereiken, en waarom nu?
- Hoe wil de opdrachtgever dat het project wordt aangepakt?
- Hoe wil hij dat belanghebbenden worden betrokken?
- Wat zijn eerdere ervaringen die relevant zijn — wat ging eerder mis, en hoe voorkomen we dat?
In dat gesprek legt de projectmanager ook de basis voor vertrouwen. De opdrachtgever moet kunnen zien dat hij begrijpt wat er nodig is en in staat is het te realiseren. Dat vertrouwen is de basis voor de samenwerking gedurende het hele project.
Wie zijn de betrokken partijen?
In de voorbereidingsfase breng je ook de stakeholders in kaart: wie heeft belang bij het project? Wie heeft invloed op de uitvoering? En hoe betrek je hen het beste? Partijen met veel belang én invloed kunnen in de stuurgroep worden opgenomen. De projectmanager adviseert hierover; de opdrachtgever beslist.
Is het project wel levensvatbaar?
Een eerste kritische toets is de zakelijke rechtvaardiging. Waarom moet dit project nú worden uitgevoerd? Sluit het aan op de strategische doelstellingen? Zijn er alternatieven overwogen? En wat zijn de grootste onzekerheden? Het is de taak van de projectmanager om de opdrachtgever eerlijk te confronteren als het project niet levensvatbaar blijkt — ook als dat ongemakkelijk is.
Afbeelding 2 — Inhoud van projectmandaat versus projectopdracht
De projectopdracht is het fundament van het project. Houd het kernachtig — te veel detail maakt de hoofdlijnen onzichtbaar. De opdracht bevat in elk geval:
| Onderdeel | Wat staat er in? |
|---|---|
| Context | Hoe is de huidige situatie — wat is er nu en wat ontbreekt er? |
| Aanleiding | Waarom moet dit project nú worden uitgevoerd? |
| Projectresultaten | Welke producten of diensten levert het project op? |
| Projectdoelstellingen | Welke eisen gelden voor de uitvoering — tijd, geld, kwaliteit? |
| Scope en afbakening | Wat valt wel en niet binnen het project? (bijv. wel opruimen, niet repareren) |
| Organisatiedoelen | Welke veranderingen wil de organisatie met het projectresultaat bereiken? |
| Betrokken partijen | Wie zijn de belangrijkste gebruikers en stakeholders? |
| Raakvlakken | Welke afhankelijkheden zijn er met andere projecten of initiatieven? |
| Randvoorwaarden | Wat moet er zijn geregeld vóórdat het project kan starten? (bijv. een vergunning) |
| Beperkingen | Binnen welke grenzen moet het project worden uitgevoerd? |
| Aannamen | Van welke veronderstellingen gaan we uit? (bijv. beschikbaarheid van personeel) |
| Zakelijke rechtvaardiging | Waarom dit project en niet een ander? Hoe sluit het aan op de strategie? |
| Kwaliteitsverwachtingen | Wat verwacht de klant qua kwaliteit van het eindresultaat? |
| Acceptatiecriteria | Aan welke meetbare waarden moet het resultaat voldoen? |
| Projectorganisatie | Samenstelling stuurgroep, naam projectmanager, sleutelfiguren. |
| Projectaanpak | Zelf doen of uitbesteden? Welke methodiek? |
| Projectrisico's | Wat zijn de grootste onzekerheden die het project bedreigen? |
| Projectmijlpalen | Op welke momenten wordt de voortgang gemeten? |
| Wie | Verantwoordelijkheid |
|---|---|
| Bedrijfs- / programmamanagement | Benoemt de projectopdrachtgever en verstrekt het projectmandaat. |
| Projectopdrachtgever | Benoemt de projectmanager en stelt de projectaanvraag op. Keurt de projectopdracht goed en autoriseert de definitiefase. |
| Projectmanager | Werkt het mandaat uit tot projectopdracht. Stelt het faseplan voor de definitiefase op. Adviseert de opdrachtgever. |
Deel 2 — Projectdefinitiefase
De projectdefinitiefase is de eerste officiële fase van het project. Het motto: eerst denken, dan doen. Voordat met de uitvoering wordt gestart, moet voor iedereen helder zijn wat het project moet opleveren, waarom het nodig is, hoe het wordt gerealiseerd en wie waarvoor verantwoordelijk is.
De fase begint zodra de opdrachtgever de eerste projectbeslissing heeft genomen (autorisatie van de definitiefase) en eindigt met de tweede projectbeslissing: de autorisatie van de eerste uitvoeringsfase.
Afbeelding 3 — Positionering van de projectdefinitiefase binnen het project
- Een volledig projectmanagementplan
- Een faseplan voor de eerste uitvoeringsfase
- De tweede projectbeslissing (decision to fund)
- Aanscherpen van de projectdefinitie
- Aanscherpen scope en afbakening; opstellen projectdecompositiestructuur
- Opstellen van het basisprogramma van eisen
- Vaststellen van het projectplan en het faseplan van de eerste uitvoeringsfase
- Uitwerken van de zakelijke rechtvaardiging (business case)
- Vaststellen van de werkprocedures en rapportages
- Inrichten van de projectsupport (indien noodzakelijk)
- Opstellen van het projectmanagementplan
- Verzoeken om goedkeuring en autorisatie van de eerste uitvoeringsfase
Het projectmanagementplan beschrijft hoe het project wordt uitgevoerd en beheerst. Het wordt opgesteld door de projectmanager, goedgekeurd door de opdrachtgever en gevalideerd door het bedrijfs- of programmamanagement.
Het bevat meer dan alleen het projectplan. Het omvat:
- De (aangepaste) projectdefinitie
- Het basisprogramma van eisen
- De uitgewerkte business case
- De projectorganisatie met rollen en verantwoordelijkheden
- Projectstrategieën en werkprocedures
- Het communicatieplan
- Het kwaliteitsmanagementplan
Afbeelding 4 — Samenstelling projectmanagementplan
Projectinitiatiedocumentatie (PRINCE2) · Plan van aanpak (Projectmatig Werken)
Het document moet tijdens de uitvoering worden bewaakt en bij elke faseovergang worden geactualiseerd.
Deel 3 — Project Start-up en Kick-off
Een Project Start-up (PSU) is een gestructureerde workshop — vaak vergeleken met een 'pressure cooker' — om snel tot een gedeeld beeld van het project te komen. Doel: één gezamenlijke opdrachtformulering en een concept projectmanagementplan.
De PSU is het meest effectief wanneer je alle betrokken partijen tegelijk aan tafel hebt: opdrachtgever, gebruikers en mogelijke leveranciers. Individuele gesprekken kosten meer tijd en missen de interactie die nodig is om écht tot afstemming te komen. De PSU kan ook worden ingezet als een project is vastgelopen en een doorstart nodig is.
Afbeelding 5 — Positionering van PSU en kick-off in het projectverloop
De kick-off is een workshop die plaatsvindt nádat de uitvoering is geautoriseerd. Doel: een vliegende start. Deelnemers zijn opdrachtgever, gebruikers, leverancier én uitvoerenden — maar de focus ligt op het projectteam.
In de kick-off worden het waarom, wat en hoe van het project toegelicht, procedures besproken en de eerste werkzaamheden verdeeld. Er is bewust ruimte voor vragen en suggesties. Een kick-off is ook een uitstekend instrument voor teambuilding en het creëren van commitment bij individuele teamleden.
PSU: vóór de autorisatie — gericht op afstemming, opdrachtformulering en draagvlak.
Kick-off: ná de autorisatie — gericht op een vliegende start van de uitvoering.
Bij meerdere fasen kan de kick-off herhaald worden aan het begin van elke nieuwe fase.
Deel 4 — De twee projectbeslissingen
Afbeelding 6 — Overzicht van de twee projectbeslissingen in het projectverloop
- De projectvoorbereidingsfase hoort formeel niet tot het project, maar is cruciaal voor het succes ervan.
- Het mandaat komt van het management → de opdrachtgever stelt een projectmanager aan → die maakt de projectopdracht.
- De projectopdracht beschrijft op hoofdlijnen alles wat nodig is om het project te managen — kernachtig en niet overgedetailleerd.
- De projectdefinitiefase is de eerste officiële fase; het motto is 'eerst denken, dan doen'.
- Het projectmanagementplan beschrijft hoe het project wordt uitgevoerd en beheerst — het is méér dan een projectplan alleen.
- Een PSU creëert snel draagvlak en een gedeeld beeld; een kick-off zorgt voor een vliegende start van de uitvoering.
- Er zijn twee formele projectbeslissingen: 'decision to justify' (start definitiefase) en 'decision to fund' (start uitvoering).
Test of je de leerstof beheerst. Je krijgt directe feedback na elk antwoord.
Dutch 
English 
Spanish 
German