Organisatietheorie
Hoe de staande organisatie jouw project vormt — en andersom.
Een project bestaat nooit in een vacuüm. Het wordt geïnitieerd vanuit een staande organisatie, maakt gebruik van haar mensen en middelen, en moet uiteindelijk een resultaat opleveren dat die organisatie verder helpt. De cultuur, structuur en spelregels van die organisatie bepalen dus in hoge mate hoe jouw project eruitziet — en hoe je het stuurt.
Als projectmanager moet je begrijpen met welk type organisatie je te maken hebt, hoe de gezagsrelaties liggen en welke structuurkeuzes er voor jouw project zijn gemaakt. Alleen dan kun je effectief opereren in die context.
- Je begrijpt de relatie tussen project en staande organisatie door de hele projectlevenscyclus heen
- Je kent het verschil tussen lijn-, staf- en hulpfuncties en weet wat dat betekent voor jouw positie
- Je begrijpt de drie gezagsrelaties en hoe die zijn verdeeld in verschillende projectstructuren
- Je kent de drie hoofdvormen van projectorganisatie en kunt hun voor- en nadelen benoemen
- Je weet op welke niveaus de staande organisatie en het project raakvlakken hebben
De term 'staande organisatie' komt van de gewoonte om organisaties verticaal te tekenen. De projectorganisatie wordt er horizontaal overheen gelegd — vandaar de naam. In de praktijk hoor je ook andere termen, elk met een eigen nuance:
De invloed van de staande organisatie begint vóór het project en eindigt ná de oplevering. Per fase speelt ze een andere rol:
Ieder persoon in een organisatie heeft een functie — een vaste positie met een bijbehorende functiebeschrijving. Daarnaast kan diezelfde persoon ook één of meer rollen vervullen.
In de praktijk gaat het regelmatig mis: de verantwoordelijkheid wordt laag in de organisatie gelegd, maar de bijbehorende bevoegdheid niet mee gedelegeerd. Dat leidt tot frustratie en haperende besluitvorming.
Binnen een organisatie zijn drie typen afdelingen te onderscheiden, elk met een andere bevoegdheid. Als projectmanager werk je met alle drie samen — en het maakt uit wie wát mag beslissen.
Figuur 2 — De staande organisatie: lijn-, staf- en hulpfuncties, span en depth of control
Het primaire proces is de kern van wat een organisatie doet: de activiteiten waarvoor ze bestaat en waaraan ze haar bestaansrecht ontleent.
Het procesdenken is afkomstig uit de industrie. Al sinds de jaren vijftig werkt men met processen en de werkwijze en procesindeling zijn inmiddels behoorlijk uitgekristalliseerd. De laatste 10 à 15 jaar is het procesdenken ook geïntroduceerd bij de overheid en andere profit en non-profit administratieve organisaties en dienstverlenende bedrijven. Het is inmiddels een algemeen geaccepteerd uitgangspunt dat er in elke organisatie drie hoofdsoorten processen zijn.
Transformatieprocessen — brengen fysieke of logistieke veranderingen teweeg, zoals productie of transport. De organisatie zet inputs om in een tastbaar resultaat.
Transactieprocessen — regelen de ruil met de omgeving, zoals inkoop en verkoop. De organisatie wisselt waarde uit met haar omgeving.
In de relatie tussen een medewerker en zijn leidinggevenden zijn altijd drie gezagsrelaties te onderscheiden. In een klassieke lijnorganisatie liggen die bij dezelfde persoon. In een projectomgeving liggen ze vaak verspreid over meerdere mensen — en dat vraagt om expliciete afstemming.
Figuur 3 — De drie gezagsrelaties van een medewerker
Op basis van hoe de drie gezagsrelaties zijn verdeeld, onderscheiden we drie hoofdvormen. In de praktijk zijn er ook tussenvormen en hybride varianten.
Dit is de meest gangbare structuur. De medewerker wordt functioneel en hiërarchisch aangestuurd door de lijnmanager, maar operationeel door de projectmanager. Er zijn in feite twee organisaties tegelijk actief.
Figuur 4 — Projectmatrixstructuur: de projectmanager stuurt horizontaal door de afdelingen
- Benut individuele specialismen optimaal
- Efficiënt gebruik van beschikbare capaciteit
- Medewerkers uit de lijn bevorderen acceptatie van het eindresultaat
- 'Twee-bazenproblemen' — wie heeft prioriteit?
- Medewerkers werken vaak parttime in het project
- Afdelingsbelangen kunnen het projectbelang overschaduwen
- Complexe informatiestromen door dubbele aansturing
Bij grote, risicovolle projecten waarbij meerdere organisaties betrokken zijn, wordt soms gekozen voor een volledig zelfstandige projectorganisatie. Alle drie de gezagsrelaties komen dan te liggen binnen het project zelf.
- Heldere, enkelvoudige aansturing — geen twee-bazenproblemen
- Medewerkers zijn fulltime beschikbaar
- Sterk gevoel van teamidentiteit en loyaliteit
- Eenvoudiger besluitvorming
- Verlies van specialistische expertise uit de lijn
- Inhuur van specialisten is kostbaar
- Acceptatie van het resultaat door de moederorganisatie kan moeizaam zijn
- Onzekerheid over terugkeer voor medewerkers na afloop
In deze opzet wordt het project feitelijk volledig in de lijn uitgevoerd. De 'projectmanager' is eigenlijk een coördinator zonder echte beslissingsbevoegdheid — alle gezagsrelaties liggen in de lijn.
- Duidelijke rapportagelijnen langs bestaande structuren
- Volle inzet van vakspecialisten vanuit de eigen afdeling
- Niemand is eindverantwoordelijk — behalve op het allerhoogste niveau
- Groot risico op suboptimalisatie per afdeling
- Project is snel ondergeschikt aan afdelingsprioriteiten
- Hoge belasting op bestaande communicatiekanalen
Figuur 5 — Projectcoördinatiestructuur: de coördinator heeft geen formele beslissingsbevoegdheid
Een bijzondere variant waarbij één van de afdelingshoofden tegelijk projectmanager is. Hoofd B stuurt via stippellijnen zowel medewerkers uit andere afdelingen als zijn eigen medewerkers aan in hun projectrol.
Figuur 6 — Project in de lijn: Hoofd B is tevens projectmanager
Figuur 7 — Verdeling van de drie gezagsrelaties per projectorganisatievorm
Project en organisatie raken elkaar op drie niveaus. Als projectmanager moet je op elk niveau weten wat er verwacht wordt — en wie waarvoor verantwoordelijk is.
Figuur 8 — Drie niveaus van raakvlak tussen project en staande organisatie
Test je kennis van de lesstof. Beantwoord de vragen per onderdeel en zie direct of je het goed hebt.
Dutch 
English 
Spanish 
German